Jak napisać list biznesowy

Pisanie listu biznesowego nie jest skomplikowane. Ten rodzaj komunikacji służy jednemu celowi: szybkiemu przekazywaniu informacji od Ciebie do czytelnika. Ciasna, gładka, płynna kopia zostaje przeczytana i zrozumiana. Wszystko inne może zmylić, znudzić lub odwrócić uwagę od punktów, które chcesz poruszyć. Postępuj zgodnie z odpowiednimformat listu biznesowegoi trzymaj się punktu w przygotowaniu tego typu korespondencji.

Zaczyna się

Postaw swoją najlepszą biznesową stopę naprzód, drukując list na wysokiej jakości papierze firmowym. Zanim zaczniesz, podaj datę u góry wyrównaną do lewego marginesu, a następnie zostaw jedną lub dwie linie i wpisz adres wewnętrzny wyrównany do lewego marginesu w następujący sposób:

• Układ notatek
• Rola asystenta administracyjnego
• Japońska kultura biznesu

Miesiąc, dzień, cały rok (przykład 2010)

John Smith
Nazwa firmy
Adres ulicy
Kod pocztowy miasta

Przedmiot

Pozostaw dwie linie pod adresem wewnętrznym, a następnie wpisz Re: (lub Temat:). (Uwaga: Re: oznacza dotyczące). Dołącz zwięzłe określenie tematu listu. Na przykład:

Odp: Twoja prezentacja z zeszłego tygodnia

Pozdrowienie

Zostaw dwie linie między tematem a pozdrowieniem. Nigdy nie zakładaj, że gadatliwe powitanie Cześć, Bob jest dopuszczalne, zwłaszcza jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz. Pisząc list biznesowy, używaj odpowiednich form adresu (Pan Wilson, Pani White). Wyjątkiem od reguły jest sytuacja, gdy nie masz pewności co do płci odbiorcy. Jeśli to możliwe, szybki telefon do biura może pomóc. Ale jeśli nie jest to możliwe, usuń odniesienia do płci. Jeśli nie wiesz, nie zgaduj. Jeśli nie masz pewności co do płci, użyj pełnego imienia i nazwiska tej osoby jako zwrotu grzecznościowego, na przykład Drogi Bobby Smith.

Ciało

Pisząc treść listu, używaj prostych, bezpośrednich zdań, które jasno wyrażają Twoje pomysły. Przykład tego jest następujący

Szanowny Panie Hatchet:

Sprawdziłem nasze złącze WhamJet jako rozwiązanie problemu z wydajnością łączności online, który omawialiśmy na spotkaniu Business Boxers Club 3 lipca. W załączeniu znajdują się specyfikacje i informacje o produkcie do sprawdzenia zgodnie z życzeniem.

Być specyficznym

Podaj szczegółowe informacje, aby czytelnik mógł wyraźnie zrozumieć, o czym mówisz. Oto przykład:

Wspomniałeś, że do końca miesiąca musisz podjąć decyzję dotyczącą problemów z łącznością online. Czy możemy spotkać się na lunchu w najbliższą środę 21-go o 1:00? Możemy porozmawiać o aplikacjach WhamJet i mogę odpowiedzieć na wszelkie pytania. Zadzwonię w poniedziałek, żeby potwierdzić.

Bądź bezpośredni i szczery

Nic nie jest bardziej zniechęcające niż czytanie listu biznesowego pełnego nieszczerej uprzejmości lub zmiany winy:

• Szczerze przepraszam za wszelkie niedogodności związane z utratą rezerwacji podczas zjazdu 50 klasy.

• Mamy nadzieję, że dopłata 12% do ostatniego zamówienia nie zniechęci Cię do wybierania produktów z naszej firmy w przyszłości.

• Z powodu okoliczności od nas niezależnych…

Zamiast tego nadaj mu osobisty charakter:

• Nie potrafię sobie wyobrazić rozpaczy, jaką musiałeś odczuwać, kiedy usłyszałeś, że straciliśmy twoją rezerwację na zjazd 50 klasy.

• Wiem, że dopłata 12% wydaje się wysoka. Pozwólcie, że wyjaśnię, dlaczego tak się stało. Po tym, jeśli poczujesz, że musisz anulować zamówienie, zrozumiem.

• Przepraszamy, ale Twoje zamówienie może być opóźnione o 90 dni. Huragan Dennis zniszczył dok przeładunkowy naszego magazynu na Florydzie, a my pracujemy tak szybko, jak to możliwe, aby go naprawić i sprawdzić, czy zawartość magazynu nie jest uszkodzona. Proszę o cierpliwość.

Unikaj liter formularzy

Listy formularzowe są w najlepszym razie nieszczere. Zamiast tego, kiedy piszesz list biznesowy, spraw, aby czytelnik poczuł, że kontaktuje się z nim człowiek, a nie tylko słowa wypompowane z komputera.

Ustaw odpowiedni ton

Ulubioną odpowiedzią biznesu wydaje się być chłodny i odległy. Nie naśladuj tego. Spróbuj wyobrazić sobie, że rozmawiasz z kimś twarzą w twarz. Czy rozpocząłbyś rozmowę od tego samego otwarcia? Postaw się w sytuacji czytelnika. Jeśli musisz powiedzieć Nie, jak chciałbyś, aby ci to powiedziano? Poświęć trochę czasu na wyjaśnienie, dlaczego, ale nie w sposób zbyt formalny lub niedbały. Oba te podejścia są obraźliwe.

Strzeż swoich myśli i bez względu na to, jak głupi jest dana osoba, nie poniżaj ani w żaden sposób nie komunikuj swojej wyższości. Uważaj, aby Twoja opinia nie przedostała się do listu. Trzymaj również w ryzach swój gniew. Jeśli strzelasz z biodra, wynik może być katastrofalny. Kiedy piszesz list na temat, który cię denerwuje, odłóż go na bok, zanim go wyślesz. Jeszcze lepiej, śpij na nim. Gniew z czasem znika. List biznesowy wypełniony inwektywami nie.

Zakończenie listu

Dozamknij list, napisz krótkie podsumowanie, podsumowując wszystkie czynności do wykonania i informując odbiorcę, czego może się spodziewać dalej. Użyj formalnego zamknięcia, takiego jak Z poważaniem, a następnie zostaw kilka wierszy na podpis, zanim wpiszesz swoje imię i nazwisko, tytuł i firmę. Na przykład:

Z poważaniem,

Jeff Smith, prezes
Złącza WhamJet

Napisz swoje listy w następującym formacie: Pozdrowienia, potwierdzenie problemu, potrzeba lub prośba, wezwanie do działania na temat tego, co zrobisz lub czego potrzebujesz, aby zrobił to czytelnik, i podpisz się.

Wskazówki

Podczas pisania listu biznesowego pamiętaj o następujących kwestiach:

• List biznesowy nie pozwala na pogawędkę, a konwersacja nie jest licencją na niechlujstwo.
• Upewnij się, że Twoje informacje, takie jak adres, nazwa firmy, imię i nazwisko osoby oraz pisownia, są poprawne.
• Sprawdź swoją pisownię i gramatykę. Czytać korektę i edytować Twój list ostrożnie pod kątem błędów.

Skuteczne narzędzie komunikacji biznesowej

Istnieje wiele rodzajów listów biznesowych. Pomocne może okazać się przejrzenie kilku konkretnych przykładowych listów, takich jakprzykładowe listy sprzedażowe,biznesowe listy z przeprosinami, lublisty rekomendacyjne. Przestrzegając odpowiedniego formatu i dokładnie rozważając to, co mówisz przed napisaniem, możesz stworzyć dopracowaną,profesjonalny list biznesowyktóry przedstawia Twoją firmę w pozytywnym świetle.