Jak pisać raporty biznesowe

Wraz z rozwojem firmy pisanie formalnych raportów biznesowych jest nieuniknione. Te raporty dotyczą czegoś więcej niż tylko liczb i faktów. Są twarzą Twojej firmy i muszą być profesjonalne i dobrze napisane, aby pozostawić jak najlepsze wrażenie. Niezależnie od treści lub odbiorców istnieje podstawowa metoda tworzenia raportu.

7 kroków do napisania raportu biznesowego

Skuteczne raporty wymagają planowania, tak aby można było jasno przekazać informacje. Jeśli Twoja firma ma w swoich plikach wcześniejsze raporty biznesowe, które uznała za udane, przejrzyj je, aby dowiedzieć się, czego może szukać. Niezależnie od tego, czy dostępne są przykłady poprzednich raportów, wykonaj następujące kroki podczas tworzenia raportu biznesowego.

• Podstawowe materiały biurowe dla biznesu
• Rola asystenta administracyjnego
• Układ notatek

1. Określ cel raportu

Istnieje wiele rodzajów raportów biznesowych. Pierwszym krokiem jest ustalenie, dlaczego piszesz raport. Czy to sprawozdanie dla zarządu firmy? Czy to jest…roczny raport finansowydla akcjonariuszy? Czy piszeszraport do oceny pracownika? Czy to jest…raport powypadkowyzwiązane z wypadkiem przy pracy? Zrozumienie przyczyny zgłoszenia pomaga wybrać niezbędne informacje dla zamierzonych odbiorców.

2. Zidentyfikuj i dostosuj się do odbiorców

Twój styl pisania powinien szanować odbiorców. Poziom edukacyjny pisania powinien odpowiadać tym, którzy będą czytać raport. Pracownicy mogą nie potrzebować wszystkich danych, których mogą potrzebować kierownicy firmy. Zewnętrzna organizacja może nie potrzebować dostępu do jakichkolwiek informacji uznanych przez Twoją firmę za tajne. Raport może trafić do kilku odbiorców jednocześnie; być może będziesz musiał uwzględnić obawy każdej grupy w jednej lub być może napisać więcej niż jedną wersję, aby skoncentrować się na każdej grupie odbiorców.

3. Zbierz i zorganizuj badania

Zbierz wszystkie dane, które zostaną uwzględnione w raporcie. Może to obejmować kilka rzeczy:

• Raporty sprzedaży
• Projekcje
• Raporty obecności
• Wydatki
• Sprawozdania finansowe
• Statystyki produkcji

Może być konieczne zebranie dodatkowych danych, takich jak wywiady,analiza klientalub informacje o konkurencji, aby uzyskać pełniejszy obraz. Inną kwestią do zapamiętania jest to, że będziesz musiał wyjaśnić metody i procedury, których użyłeś do gromadzenia danych. Zwiększa to wiarygodność wyników i pozwala czytelnikom zaufać Twoim informacjom.

4. Przeprowadź analizę

W tym momencie musisz zebrać dane, które posiadasz i nadać im sens. Ustaliłeś już powody napisania tego raportu - teraz powinieneś zebrać dane i spróbować się nimi zająć. Zinterpretuj dane, zrozum, co oznaczają te dane i jak mogą być przydatne dla czytelników. Na jakie pytania odpowiadają dane?

• analizajest kluczową częścią raportu biznesowego; powinieneś być w stanie przedstawić wnioski i rekomendacje na podstawie tej analizy. Na przykład w przypadku ekspansji chciałbyś oszacować koszty ekspansji i oczekiwany przychód. Możesz również spojrzeć na przyczyny ekspansji, takie jak wzrost popytu i długoterminowe cele firmy, a także odpowiednie mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia poprzezAnaliza SWOT.
• Aby ułatwić czytanie, konieczne może być również tworzenie wykresów, tabel lub wykresów dla danych i analiz. Daje to czytelnikom liczby lub wypunktowania w łatwej formie; może również pomóc, jeśli musisz zrobić prezentację slajdową z raportem.

5. Sformatuj raport

Po wykonaniu badań i przeanalizowaniu danych następnym krokiem jest sformatowanie raportu. Większość raportów biznesowych zawiera określone sekcje; możesz się rozwijać i zarys który zawiera dane z każdej z tych części.

Podsumowanie wykonawcze - Jest to podsumowanie kluczowych punktów raportu wraz z rekomendacjami. Wprowadzenie - To wyjaśnia, dlaczego raport jest pisany. Wyniki/Dane - Zawiera badania, analizy oraz wszelkie wykresy i wykresy. Wnioski - Ta sekcja zawiera podsumowanie sekcji wyników. Rekomendacje s - Jakie są sugestie oparte na ustaleniach i wnioskach zawartych w raporcie?

Tworząc konspekt, należy sporządzić listę ważnych tematów i podtematów, a następnie uporządkować tematy w logicznej kolejności. Większość raportów działa najlepiej w organizacji z podtematami, ale użyj innego formatu, jeśli lepiej pasuje do Twoich danych.

6. Zapisz to

Wykorzystując swój zarys jako ramy, możesz następnie napisać wstępny szkic raportu, korzystając z informacji, które zbadałeś lub przeanalizowałeś. Celem jest przeniesienie myśli i kluczowych punktów na papier – ta wersja nie musi być jeszcze perfekcyjna gramatycznie ani poprawnie sformatowana. Możesz edytować artykuł później.

7. Przejrzyj główne punkty w streszczeniu wykonawczym

Streszczenie może być napisane na końcu jako skrócona wersja raportu całościowego; wiele osób czeka, aż artykuł się skończy, zanim napisze ten przegląd. Podsumowanie to powinno zawierać:

Krótkie oświadczenie o celu raportu : Przykładowy początek może brzmieć: Nasza firma zamierza rozszerzyć działalność na nowe terytoria. W niniejszym raporcie dokonano przeglądu naszych obecnych możliwości i tego, co byłoby potrzebne, aby przejść do dodatkowych obszarów. Ważne informacje ogólne Przykład: Firma XYZ sprzedaje produkty i usługi na obszarze trzech stanów i zatrudnia 300 osób. Każdy dodatkowy stan wymagałby kapitału i 75 dodatkowych pracowników. Kluczowe ustalenia lub dane : Korzystając z informacji zawartych w raporcie, należy wskazać kluczowe analizy, które chcesz, aby czytelnik znał. Na przykład: Aby rozszerzyć działalność o dodatkowe 2 stany, firma XYZ musiałaby zatrudnić 150 dodatkowych pracowników i zbudować 2 nowe fabryki. Przewiduje się, że każda fabryka przyniesie 750 000 dolarów przychodu w pierwszym roku po ukończeniu. Kluczowe wnioski : W tej sekcji powinieneś podsumować, co mówią wyniki. Na przykład ważne byłoby, aby powiedzieć: Wprowadzenie niezbędnych elementów na miejsce wymagałoby nakładów inwestycyjnych w wysokości 1 miliona dolarów i 3 miesięcy na ukończenie budowy. Przewidywane przychody z tej ekspansji wyniosą 1,5 miliona dolarów. Najważniejsze zalecenia : Dołącz zalecenia. Co firma powinna zrobić z informacjami, które przedstawiłeś w raporcie? Przykładem jest Firma XYZ powinna zaplanować ekspansję na 2 stany i przeznaczyć 1 milion dolarów na oczekiwaną budowę.

Streszczenie powinno zawierać wystarczającą ilość informacji, aby zajęty dyrektor mógł przeczytać tę część raportu i mieć dobry pomysł na sam dokument. W niektórych przypadkach streszczenie może być wszystkim, co się czyta. W idealnym przypadku streszczenie powinno mieć jedną stronę lub mniej. Przejrzyj toprzykładowe streszczeniew celu uzyskania pomocy.

Typowe problemy z raportami biznesowymi, których należy unikać

Jest kilka ogólnych kwestii, których należy unikać podczas pisania raportu biznesowego.

Uważaj na swój język: Zachowaj formalny język, aby zachować poprawność. Wielomówność: Bądź zwięzły. Nie używaj dziesięciu słów, jeśli wystarczy dwa. Za dużo żargonu: Nie używaj go, jeśli możesz tego uniknąć. Jeśli musisz używać żargonu, zdefiniuj termin przy pierwszym użyciu.

Upewnij się, że raport jest płynny, a dane, wnioski i rekomendacje są ze sobą powiązane. Czytelnik powinien być w stanie podążać za rozumowaniem, które pokazuje, w jaki sposób dotarłeś do końcowych punktów.

Wypełnianie skutecznego raportu

Po skończeniu pierwszego szkicu nadszedł czas na korektę. Wszystkie raporty biznesowe skorzystają z korekty. Korekta raport pomaga napisać skuteczny raport, który pozwala osiągnąć cele organizacji. Nie spiesz się i miej oko na szczegóły, a będziesz mógł pisać wydajne i profesjonalne raporty biznesowe.