Co to jest formularz podatkowy W-9?

Urząd Skarbowy (IRS) Formularz W-9 nosi tytuł Wniosek o numer identyfikacyjny podatnika i zaświadczenie. Ten dokument IRS ma na celu zbieranie podstawowych informacji podatkowych od niektórych podatników, którymi mogą być osoby fizyczne lub firmy.

Cel formularza W-9

Przede wszystkim W-9 dostarcza firmie podstawowych informacji o podatnikach, z którymi prowadzi interesy. Umożliwia im raportowanie do IRS kwoty zapłaconej podatnikowi za świadczone usługi. Obywatele Stanów Zjednoczonych i cudzoziemcy będący rezydentami, korporacje, trusty i inne rodzaje podmiotów gospodarczych, które nie mają potrąconych podatków z ich zarobków, muszą wypełnić formularz W-9, podczas gdy cudzoziemcy niebędący rezydentami lub osoby zagraniczne wypełnią Formularz W-8 zamiast.

• Formularze W-9 do pobrania
• Co to jest formularz IRS 147c?
• Gdzie znaleźć drukowane formularze podatkowe online Online

Jeśli podatnik nie wypełni i nie zwróci W-9 lub poda nieprawidłowy lub niepełny numer identyfikacji podatkowej (NIP), wszelkie środki wypłacone podatnikowi mogą podlegać potrąceniu rezerwowemu. W takiej sytuacji spółka zatrzymałaby 28% należnego podatnikowi dochodu, a potrąconą część przesłała do IRS. Jest to sposób agencji federalnej na zapewnienie zapłaty odpowiednich podatków, nawet jeśli podatnik nie jest prawidłowo zidentyfikowany.

Kiedy wymagane są W-9?

Firma musi uzyskać W-9 od dowolnej osoby lub firmy, dla której będzie musiała złożyć w IRS zwrot informacji. Na przykład firma zatrudniająca niezależnego wykonawcę do zaprojektowania nowej strony internetowej firmy prawdopodobnie będzie musiała złożyć w IRS formularz 1099-MISC, aby zgłosić, ile zapłaciła projektantowi stron internetowych.

Aby złożyć kompletny dokument 1099-MISC, firma potrzebuje informacji identyfikacyjnych kontrahenta — nazwy, numeru NIP, adresu itd. Firma będzie musiała zebrać formularz W-9 od wykonawcy, aby uzyskać te informacje. Podobnie firmy często proszą o formularze W-9 od dostawców korporacyjnych, aby mieć informacje potrzebne do zgłaszania wydatków biznesowych zgodnie z wymaganiami IRS.

W-9 Przechowywanie zapisów

Jak w większości dokumenty podatkowe , firmy powinny przechowywać kopie wszystkich formularzy W-9 przez co najmniej trzy lata od złożenia ostatniego odpowiedniego zeznania podatkowego (lub od daty jego wymagalności, jeśli później). W powyższym przykładzie, jeśli firma podpisała umowę z projektantem stron internetowych w 2017 r. i zakończył pracę przed końcem roku, firma powinna zachować formularz W-9 co najmniej do 16 kwietnia 2021 r. (zakładając, że firma złożyła swój formularz w 2017 r. zeznanie podatkowe w dniu 15 kwietnia 2018 r.).

Jak wypełnić formularz W-9?

Rzeczywisty W-9 jest dość krótki i stosunkowo prosty. Składa się z trzech głównych części: danych osobowych, NIP i certyfikatu.

Sekcja danych osobowych dla osób fizycznych

W wierszu 1 poszczególni podatnicy muszą podać swoje imię i nazwisko widniejące w ich zeznaniu podatkowym. Mimo że są technicznie podmiotami gospodarczymi, jednoosobowi właściciele muszą umieścić w tej sekcji własną nazwę prawną.

Przedsiębiorcy jednoosobowi powtarzają swoje imię i nazwisko w drugim wierszu, co oznacza nazwę firmy lub zignorowaną nazwę podmiotu. Tutaj umieszczają swoje pełne imię i nazwisko oraz litery DBA, co oznacza prowadzenie działalności jako, a następnie fikcyjną nazwę firmy, jeśli taka istnieje. Na przykład, jeśli John Smith był jedynym właścicielem firmy Speedy Plumbing, pierwszy wiersz wypełniłby jako John Smith, a drugi jako John Smith DBA Speedy Plumbing.

Następnie podatnik zaznacza pole Osoba fizyczna/pojedynczy właściciel, znajdujące się pod liniami z nazwiskiem. Podatnik musi również podać swój adres do korespondencji w wierszach 5 i 6. Dane klienta mogą być umieszczone po prawej stronie formularza w tym obszarze, ale nie jest to wymagane.

Sekcja danych osobowych dla firm

Firmy lub inne podmioty muszą umieścić swoją nazwę prawną (dokładnie taką, jaka widnieje w zeznaniu podatkowym) w wierszu 1. Jeśli firma ma również nazwę handlową lub DBA, wpisuje się to w wierszu 2.

Następnie podatnik zaznacza pole wskazujące, w jaki sposób podmiot gospodarczy jest sklasyfikowany pod względem jego struktury prawnej. Musisz określić, czy podmiot jest korporacją C, korporacją S, spółką partnerską, spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) itp.

Jeśli firma jest jednoosobową spółką LLC, zaznacz pole Osoba fizyczna/wyłączny właściciel, a nie pole LLC. LLC, które wybrały alternatywną formę opodatkowania (np. LLC, która wybrała opodatkowanie jako S Corporation) wprowadziłyby kod klasyfikacji podatkowej w miejscu obok pola wyboru LLC, zgodnie z instrukcją w formularzu.

W wierszach 5 i 6 należy podać główny adres korespondencyjny podmiotu. Adres klienta można również wpisać w miejsce po prawej stronie sekcji adresu do korespondencji, ale nie jest to wymagane.

Zwolnienia

Większość podatników pozostawia puste miejsca w wierszu 4. Pierwsze miejsce w wierszu 4 wskazuje, że podatnik jest zwolniony z potrącenia zapasowego. Osoby fizyczne i jednoosobowe firmy prawie nigdy nie będą zwolnione z potrącania podatku z tytułu zabezpieczenia, ale w niektórych sytuacjach zwolnione są korporacje. Kody odbiorcy i okoliczności są wymienione na trzeciej stronie W-9. jeśli kwalifikujesz się do spełnienia jednego z tych warunków, umieścisz odpowiedni numer kodu w pierwszym miejscu wiersza 4.

Sekcja FATCA w wierszu 4 ma zastosowanie tylko wtedy, gdy składasz formularz W-9 do zagranicznej instytucji finansowej i jesteś zwolniony z Ustawa o zgodności podatku od rachunków zagranicznych sprawozdawczość (FATCA). W takiej sytuacji przejrzyj listę kodów i powodów na trzeciej stronie formularza W-9, aby sprawdzić, czy się kwalifikujesz, i umieść odpowiednią literę kodu w miejscu FATCA w wierszu 4. W razie wątpliwości zapytaj instytucję finansową, która zwraca się o pomoc. formularz, czy należy wypełnić to miejsce.

Informacje o numerze konta

Ostatni wiersz w sekcji danych osobowych odnosi się do numerów kont. Tutaj podatnik wymienia wszystkie rachunki, które posiada w IRS, aby spłacić podatki lub zaliczki na poczet przewidywanych zobowiązań podatkowych. Ta informacja jest opcjonalna i zwykle powinna pozostać pusta.

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)

Sekcję NIP należy wypełnić niezależnie od tego, czy podatnik jest osobą fizyczną, jednoosobową działalnością gospodarczą czy podmiotem gospodarczym.

• Osoby fizyczne umieszczają swój numer PESEL po prawej stronie formularza, w przeznaczonych do tego miejscach.
• Jedyni właściciele i jednoosobowe spółki LLC mogą używać swojego numeru ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacyjnego pracodawcy (EIN), chociaż IRS preferuje numery ubezpieczenia społecznego.
• Nawet jeśli konkretna osoba jest odpowiedzialna za jednostkę, inne rodzaje podmiotów gospodarczych umieszczają swój numer EIN w udostępnionych miejscach.

Sekcja Certyfikacji

W tej części podatnik podpisuje formularz i zaświadcza, że ​​zawarte w nim informacje są prawdziwe. Nieudzielenie lub świadome podanie fałszywych informacji naraża podatnika na kary.

Zgodność W-9

Niezależnie od tego, czy jesteś niezależnym wykonawcą lub firmą świadczącą usługi na rzecz klienta, czy też firmą, która zatrudnia osoby fizyczne lub podmioty gospodarcze do świadczenia usług, formularze W-9 mają kluczowe znaczenie dla przestrzegania przepisów podatkowych. Zasięgnij profesjonalnej porady od wykwalifikowanego specjalisty podatkowego, jeśli masz szczególne okoliczności lub nie masz pewności, czy musisz wypełnić lub poprosić o ten formularz.