Przykładowe listy reklamacyjne

Kiedy nie jesteś zadowolony z sytuacji, produktu lub usługi, napisanie formalnego listu ze skargą biznesową jest jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu. Użyj jednej z podanych tutaj przykładowych liter jako punktu wyjścia; po prostu kliknij swój wybór, aby otworzyć plik PDF, który możesz edytować, zapisywać i drukować. Zobaczprzewodnik po materiałach do drukujeśli potrzebujesz pomocy.

Przykładowy list reklamacyjny dotyczący złego produktu

Jeśli kupiłeś produkt, który był wadliwy lub złej jakości, a próby rozwiązania problemu nie powiodły się, następnym krokiem jest napisanie listu do firmy z prośbą o zwrot pieniędzy lub wymianę. Najlepiej byłoby, gdyby sklepy wymieniły produkty wadliwe i te, które nie działają zgodnie z oczekiwaniami. Jednak nie zawsze tak się dzieje. Kiedy firmy tego nie robiąwłaściwie rozpatrywać reklamacje klientówna początku napisanie listu z zażaleniem może być Twoim jedynym wyjściem, chyba że chcesz podjąć kroki prawne.

• Pomysły na marketing detaliczny
• Japońska kultura biznesu
• Jak przeprowadzić z kimś wywiad?

List reklamacyjny dotyczący wadliwego produktu

Po prostu postępuj zgodnie z układem tego listu, ale dodaj własne szczegóły.

• U góry po lewej: Twoje imię i nazwisko, adres i numer telefonu. Możesz również podać swój adres e-mail. Celem jest uzyskanie odpowiedzi, a im łatwiej zdołasz udzielić odpowiedzi zapracowanemu kierownikowi, tym lepiej.
• Wpisz imię i nazwisko osoby, z którą się kontaktujesz, nazwę firmy, ulicę, miasto, województwo i kod pocztowy w osobnych wierszach (bez spacji).
• Dodaj swoje pozdrowienie. Bądź konkretny tutaj, jeśli to możliwe. Użyj słowa Szanowny Panie Jones zamiast Szanowny Panie.
• Zacznij od tego, że jesteś lojalnym lub pierwszym klientem. Przykład: Jestem lojalnym klientem od 20 lat i kupiłem wiele Twoich produktów.
• Przejdź do faktów dotyczących awarii produktu. Bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe. Podaj datę zakupu przedmiotu, ile za niego zapłaciłeś oraz kiedy i w jaki sposób nie spełnił oczekiwań.
• Wyjaśnij, jakie kroki podjąłeś, aby rozwiązać problem. Przykład: 5 kwietnia skontaktowałem się z Rogerem w sklepie Example City i poprosiłem o zwrot pieniędzy. Odmówił mi zwrotu pieniędzy. Nawet jeśli dana osoba była wyjątkowo niegrzeczna, po prostu trzymaj się faktów tego, co zostało powiedziane/zrobione i pomiń w tym emocje.
• Na koniec rozpocznij akapit zamykający i wyjaśnij, czego chcesz w zamian. Na przykład, czy chcesz, aby wymienili produkt, czy otrzymali zwrot pieniędzy?
• Zamknij list, dodając swoje imię i podpis.

Przykładowy list do kierownictwa dotyczący złej obsługi

Płacąc za usługę, taką jak posiłek w restauracji, oczekujesz doskonałej obsługi klienta . Niestety nie zawsze tak się dzieje. Jeśli usługa była wystarczająco okropna, możesz uważać, że masz prawo do zwrotu pieniędzy lub usługi wymiany. Jeśli rozmawiałeś z kierownikiem bez rezultatu, być może nadszedł czas na napisanie do usługodawcy formalnego listu ze skargą na temat ubogichobsługa klientaotrzymaliście.

List reklamacyjny dotyczący złej obsługi

Dostosuj list do swojej sytuacji.

• Wpisz swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe w lewym górnym rogu strony.
• Dołącz imię i nazwisko osoby, z którą się kontaktujesz (najlepiej kierownik regionalny, właściciel lub dyrektor generalny), nazwę firmy i adres.
• Dodaj pozdrowienie. Przykład: Drogi Panie Jones:
• Wyjaśnij powód wizyty w zakładzie. Przykładem może być to, że jesz tam regularnie, ponieważ jest to jedna z twoich ulubionych restauracji.
• Wyjaśnij zaistniały problem. Na przykład siedziałeś przez godzinę, zanim ktokolwiek przyszedł odebrać twoje zamówienie, twoje zamówienia były błędne, kelnerka przeklinała cię i tak dalej.
• Złóż wniosek o zwrot pieniędzy lub wymianę. Jeśli jadłeś w restauracji, możesz dać im kolejną szansę, jeśli wyślą ci kartę podarunkową o odpowiedniej wartości.
• Zamknij list swoim imieniem i podpisem.

Przykładowy list ze skargą pracownika

Jeśli masz poważne problemy w pracy, napisz skargę, w której wyrażasz zaniepokojenie szefowi lub firmiezasoby ludzkiekierownik pełni podwójną funkcję. Po pierwsze, może pomóc Twojemu szefowi lub przedstawicielowi HR rozwiązać sytuację. Po drugie, może chronić twoją pracę, zwłaszcza jeśli problem ma wpływ na twoją pracę lub inny pracownik cię nęka.

Pismo reklamacyjne pracodawcy

W przeciwieństwie do innych przykładów w tym artykule, list do Twojego pracodawcy prawdopodobnie zostanie wysłany za pośrednictwem komunikacji wewnętrznej w formacie e-mail. Jeśli wolisz napisać skargę na papierze, zachowaj mniej formalną formę niż pozostałe pisma. Chociaż podczas pisania tego typu listu dobrze jest używać profesjonalnego tonu i formatu, nie ma potrzeby podawania informacji kontaktowych oraz nazwy i adresu pracodawcy. Możesz użyćformat notatkiponieważ dokument jest wewnętrzny dla Twojej firmy.

• Data listu. Jest to ważne na wypadek, gdybyś musiał go pokazać działowi HR i chronić swoją pracę.
• Zacznij od pozdrowienia. Zadzwoń do swojego szefa, jak zwykle go nazywasz. Jeśli związek jest formalny, zacznij na przykład od Drogi Panie Jones. Jeśli związek jest nieformalny, dopuszczalne jest napisanie czegoś w stylu Drogi Jimie.
• Przejdź od razu do punktu w pierwszym akapicie. Powiedz mu, dlaczego piszesz list i że problem ma wpływ na Twoją pracę. Trzymaj emocje z daleka i podawaj tylko fakty, zwłaszcza jeśli tematem jest nękanie przez innego pracownika lub osobisty konflikt.
• Wyjaśnij, jak Twoim zdaniem można rozwiązać tę sytuację, ale daj szefowi znać, że jesteś otwarty na omówienie innych rozwiązań.
• W ostatnim akapicie wyjaśnij, że chcesz wykonać dobrą pracę i dlaczego problem ma wpływ na twoją pracę. W przykładowym liście pracownik prosi o dodanie większej liczby pracowników do swojego działu, ponieważ niedobór ma wpływ na jej zdolność do dobrego wykonywania pracy. List kończy się stwierdzeniem, że chętnie umówi się na spotkanie ze swoim szefem w celu omówienia sprawy.
• Zakończ podpisując list i dodając swoje imię i nazwisko.

Wskazówki dotyczące pisania skutecznego listu z reklamacją biznesową

List z gniewem lub groźbą jest nieskuteczny. Pamiętaj, że osoba, do której się zwracasz, może nie być właścicielem firmy, która wyprodukowała wadliwy produkt, ale przedstawicielem obsługi klienta wynajętym do pomocy. W twoim najlepszym interesie jest zachowanie spokoju i skupienia.

Zaadresuj swój list do konkretnej osoby. Departament Sprawiedliwości stanu New Jersey radzi konsumentom, aby zajrzeli do Rejestru Korporacji, Dyrektorów i Dyrektorów Standard & Poor's lub do Rejestru Amerykańskich Producentów Thomasa w celu znalezienia adresu i nazwiska dyrektora generalnego firmy. Możesz także zajrzeć na stronę firmy. Dołącz swoje dane kontaktowe. Dodaj swoje imię i nazwisko, adres i numer telefonu na górze listu, aby firma mogła skontaktować się z Tobą w sprawie możliwych rozwiązań. Dołącz kopie wszelkich rachunków. Dołącz również inne istotne dokumenty dotyczące Twojej skargi. Zachowaj wszystkie oryginały. Używaj standardowego formatu biznesowego w listach reklamacyjnych. Obejmuje to blokowane akapity z pojedynczymi odstępami, z podwójnymi odstępami między każdym akapitem i bez wcięć. Dodaj datę na początku listu. Dzięki temu zapracowany dyrektor natychmiast zobaczy, kiedy wpłynie skarga. Nie naciągaj prawdy dla efektu; po prostu trzymaj się faktów. Jeśli brzmi to przesadnie, czytelnik może ci nie uwierzyć i niechętnie ci pomoże. Pismo powinno być krótkie. Kierownictwo to zapracowani ludzie. Jeśli sprawisz, że list będzie zbyt długi, osoba odbierająca może nie dokończyć czytania Twojego listu.

• Wpisz swój list. Będzie wyglądał bardziej profesjonalnie i będzie łatwiejszy do odczytania. Pamiętaj, że list wysłany pocztą ma większą wagę niż wysłanie e-maila.

Napisz i wyślij list w ciągu tygodnia od zdarzenia lub gdy produkt przestał działać. Zaadresuj zewnętrzną stronę koperty do osoby, do której zaadresowałeś list, aby dotarł on na właściwe biurko.

Wyraź swoje obawy

Jeśli masz skargę, nie wahaj się, aby Twój głos został wysłuchany. Większość firm będzie zainteresowana naprawą rzeczy, aby utrzymać Cię jako klienta. Nawet jeśli problem występuje, lepiej mówić grzecznie, o ile zachowujesz się profesjonalnie i rozsądnie. Za najlepszą praktykę w takich sytuacjach uważa się napisanie formalnego listu ze skargą biznesową dostosowanego do Twojej sytuacji.